Ochrana osobních údajů

1. Kdo zpracovává vaše údaje

Správcem vašich osobních údajů je společnost ENCOFA SERVIS s.r.o.:

• IČO: 29256593, DIČ: CZ29256593
• Sídlo: Příční 118/10, 602 00 Brno
• Zapsáno v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 68730
• E-mail: obchod@encofa.cz
• Telefon: +420 723 820 007

Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) jsme nejmenovali — naše zpracování nevyžaduje povinné jmenování dle čl. 37 GDPR.

2. Jaké údaje zpracováváme

Při kontaktu s námi a při poskytování našich služeb zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

• Identifikační údaje — jméno, příjmení, případně název firmy, IČO, DIČ
• Kontaktní údaje — e-mail, telefon, doručovací nebo fakturační adresa
• Údaje o zakázce — objednané zařízení, datum montáže, fotografie z realizace
• Platební údaje — číslo bankovního účtu (jen pokud platíte převodem)
• Údaje o návštěvě webu — IP adresa, identifikátory cookies, údaje o prohlížeči a zařízení, údaje o tom, jak používáte naše stránky
• Údaje z komunikace — obsah e-mailů, telefonátů, vzkazů z kontaktního formuláře

Citlivé údaje (zvláštní kategorie podle čl. 9 GDPR) o vás nezpracováváme.

3. Proč údaje zpracováváme

3.1 Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)

Pokud si u nás objednáte montáž klimatizace, tepelného čerpadla, rekuperace nebo servis, potřebujeme vaše údaje k tomu, abychom mohli zakázku připravit, realizovat, vyfakturovat a poskytnout následný servis.

Doba uchování: po dobu trvání smluvního vztahu a 10 let po jeho ukončení (povinná účetní a daňová evidence dle zákona č. 563/1991 Sb. a č. 235/2004 Sb.).

3.2 Plnění zákonných povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR)

Některé údaje musíme zpracovávat na základě zákona — typicky účetní a daňové doklady a povinnou dokumentaci k provedeným pracím. U klimatizací a tepelných čerpadel vedeme povinné záznamy o F-plynech dle nařízení (EU) č. 517/2014 a zákona č. 73/2012 Sb.; tyto záznamy obsahují i identifikační údaje provozovatele zařízení a uchovávají se po dobu 5 let.

Doba uchování: podle příslušného zákona (účetní a daňové doklady typicky 10 let, záznamy o F-plynech 5 let).

3.3 Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR)

Pro tyto účely zpracováváme údaje na základě našeho oprávněného zájmu:

• Zlepšování webu a služeb (agregovaná statistika návštěvnosti)
• Ochrana před zneužitím (logy serveru, anti-spam ochrana formulářů)
• Vymáhání pohledávek a obhajoba právních nároků

Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku (viz oddíl Vaše práva).

3.4 Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR)

Pro tyto účely potřebujeme váš výslovný souhlas:

• Marketingové e-maily — zasílání obchodních sdělení a tipů na nové produkty
• Nepovinné cookies — statistické a marketingové (viz dokument Zásady používání souborů cookies)
• Fotografie z realizace pro naše webové reference — souhlas si vždy vyžádáme samostatně

Souhlas můžete kdykoliv odvolat — e-mailem, proklikem v každém marketingovém e-mailu, nebo přes cookie lištu („Nastavení cookies“ v patičce webu).

4. Kde údaje získáváme

Většinu údajů získáváme přímo od vás — při poptávce přes formulář na webu, při telefonickém nebo e-mailovém kontaktu a při osobní obhlídce nebo realizaci. Údaje o návštěvě webu (cookies, IP adresa) získáváme automaticky při vašem prohlížení.

5. Komu údaje předáváme

Vaše údaje předáváme jen v nezbytné míře následujícím zpracovatelům. Žádné údaje nikomu neprodáváme, nepronajímáme ani nevyměňujeme.

• STORMWARE s.r.o. (software Pohoda) — vedení účetnictví a fakturace.
• DIR invest, s.r.o., IČO 28336747 — externí zpracování účetnictví.
• UniCredit Bank Czech Republic and Slovakia, a.s., IČO 64948242 — platební styk (číslo účtu, částka, identifikace plátce).
• Google Ireland Limited — webová analytika (Google Analytics 4) a reklama (Google Ads); jen s vaším souhlasem.
• Microsoft Ireland Operations Limited — analýza chování návštěvníků (Microsoft Clarity); jen s vaším souhlasem.
• Meta Platforms Ireland Limited — reklamní cílení a retargeting (Meta Pixel); jen s vaším souhlasem.
• Seznam.cz, a.s. — reklamní platforma Sklik (konverze a retargeting); jen s vaším souhlasem.
• Formspree, Inc. (USA) — doručení vzkazů z kontaktních formulářů.
• Resend, Inc. (USA) — odesílání transakčních e-mailů (potvrzení poptávky).
• Vercel Inc. (USA) — hosting webových stránek (logy serveru, IP adresy).
• Railway Corp. (USA) — hosting redakčního systému (údaje z formulářů v okamžiku odeslání).
• 2UP Creative s.r.o., IČO 14009722, a Ing. Jaroslav Košťál, IČO 04370058 — správa webu a IT podpora.

6. Předávání mimo EU

Někteří naši zpracovatelé (Formspree, Resend, Vercel, Railway, případně Google, Meta, Microsoft) sídlí nebo zpracovávají údaje v USA. Předání osobních údajů je legalizováno rozhodnutím Evropské komise (EU) 2023/1795 ze dne 10. července 2023 o odpovídající úrovni ochrany podle rámce EU-US Data Privacy Framework. Tito zpracovatelé jsou v rámci tohoto rámce certifikováni.

7. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

• Právo na přístup — můžete si vyžádat informaci o tom, jaké údaje o vás zpracováváme, a jejich kopii.
• Právo na opravu — pokud o vás máme nesprávné nebo neúplné údaje, můžete žádat opravu.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut“) — můžete žádat smazání svých údajů, pokud již nejsou potřebné, pokud odvoláte souhlas nebo úspěšně vznesete námitku.
• Právo na omezení zpracování — můžete žádat dočasné omezení, dokud se nevyřeší sporné otázky.
• Právo na přenositelnost — pro údaje zpracovávané na základě souhlasu nebo smlouvy máte právo dostat je ve strukturovaném formátu nebo požádat o jejich přenos jinému správci.
• Právo vznést námitku — proti zpracování na základě oprávněného zájmu (viz oddíl 3.3).
• Právo odvolat souhlas — souhlas se zpracováním můžete kdykoliv odvolat s účinky do budoucna.
• Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování — žádné automatizované rozhodování s právními účinky nepoužíváme.
• Právo podat stížnost — u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), pokud máte za to, že zpracování není v pořádku.

Pro uplatnění kteréhokoliv z těchto práv nám napište na e-mail obchod@encofa.cz nebo poštou na adresu ENCOFA SERVIS s.r.o., Rohlenka 260, 664 51 Jiříkovice. Odpovíme nejpozději do 30 dnů od přijetí žádosti; ve složitých případech můžeme tuto lhůtu prodloužit, o čemž vás budeme informovat.

8. Cookies

Více o cookies a o tom, jaké konkrétně používáme, najdete v samostatném dokumentu Zásady používání souborů cookies.

9. Bezpečnost

Vaše údaje uchováváme v zabezpečených systémech chráněných hesly, šifrováním a přístupovým logováním. Pokud by přesto došlo k narušení bezpečnosti s pravděpodobně rizikovým dopadem na vaše práva, oznámíme to do 72 hodin Úřadu pro ochranu osobních údajů a v případě vysokého rizika také vám.

10. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. Aktuální verzi vždy najdete na adrese https://encofa.cz/ochrana-osobnich-udaju/. O podstatných změnách vás budeme informovat předem (e-mailem registrovaným uživatelům nebo upozorněním na webu).

Účinnost této verze: 1. 6. 2026.